Es común que, en la actualidad, las empresas tengan dificultades para hacer una correcta gestión de vacaciones. Sobre todo en compañías de gran tamaño, en las que se deben controlar los días de descanso de un buen número de empleados.
Organizar la gestión de ausencias siempre es complejo. Pero no tiene por qué ser así si se cuenta con una estrategia adecuada y se hace con tiempo suficiente. Así que, antes de que se acerquen las fechas veraniegas, o bien las navideñas, épocas en las que muchos trabajadores quieren tomar un merecido descanso, comienza con el proceso de gestión de vacaciones y evita errores, conflictos y problemas.
Cómo hacer una buena gestión de vacaciones
De forma que una gestión de ausencias de se haga de manera íntima, conviene seguir estos consejos útiles:
· Establecimiento de prioridades: se suelen priorizar las elecciones de aquellos empleados que tienen hijos, antigüedad mayor, cargas familiares, etc. Sea como fuere, hay opciones interesantes como las rotaciones.
· Legalidad presente: es decir, seguir la normativa establecida por contrato o por convenios sectoriales, con los trabajadores, etc.
· Usar un software para vacaciones: o sea, apostar por un programa que permita automatizar la gestión para minimizar todo margen de error.
Qué aporta un software de vacaciones
Un software para la gestión de vacaciones y ausencias aporta un programa completo especialmente pensado para la labor. Así, todo se centraliza, sin posibilidad de que algo se traspapele, se pierda o no se anote correctamente.
Y es que, podríamos apostar por otras fórmulas, como hacerlo a mano o tirar de las clásicas hojas de Excel, pero hoy en día contamos con tantos archivos en nuestros ordenadores de trabajo que siempre se corre el riesgo de que algo se pierda, se borre sin querer, se traspapelen las hojas al imprimir, etc.
Motivos por los que apostar por el software de gestión de vacaciones
Un programa especializado en gestión de ausencias y vacaciones automatiza todo, por lo que encontramos diferentes motivos por los que su uso es altamente recomendado:
1. Facilita el trabajo, pudiendo delegar en los empleados, ya que ellos mismos pueden hacer una gestión previa de la organización de sus periodos vacacionales.
2. Realiza los recuentos de las ausencias, por lo que se acaba el tener que hacerlo de forma manual.
3. Actualiza la información en todo momento, por lo que no se traspapelan datos.
4. El trabajo se hace de manera automatizada al 90%, por lo que la labor del Departamento de Recursos Humanos es más sencilla.
5. También es común que se tenga al inicio un periodo de prueba gratuito, para saber si se adapta a las necesidades de tu empresa.
Cómo tener las vacaciones de los empleados bajo control
Tener todo bajo control durante la gestión de ausencias y vacaciones es más fácil con software especializado. Ya hemos visto las notables mejorías que ofrecen estas aplicaciones profesionales, caso de Factorial HR, respecto a modalidades menos específicas como Excel.
Además, la previsión es clave en este aspecto. Hemos de controlar bien los periodos en los que los empleados suelen tomar sus descansos. Sin duda, tal como se ha dicho, hay dos épocas especialmente, complejas, Navidad y, sobre todo, verano.
La mejor fórmula para no perder el control del proceso es preparar estos periodos con antelación y establecer un tiempo determinado y limitado en el que los trabajadores deberán elegir sus descansos, siempre según la política que la empresa tenga a este respecto.
En cualquier caso, también hay que considerar que, sobre todo durante el mes de diciembre, hay muchos días festivos, que deben ser diferenciados de los días hábiles, laborales o lectivos. Todo ello ha de tenerse en cuenta para que tus empleados disfruten de un periodo vacacional adecuado sin que en ningún momento entorpezca el funcionamiento de la empresa o vaya en detrimento de la productividad corporativa.
¿Qué dicen los datos?
España no está entre las naciones europeas que más vacaciones concede. Además, otros datos del citado estudio advierten de que cada vez es más complicado que nuestro tejido trabajador desconecte debido a los smartphones y las nuevas tecnologías.
Igualmente se establece una nueva tendencia millennial que prefiere un reparto más equitativo del periodo vacacional a lo largo de todo el año en lugar de la generación del baby boom, que opta por fechas señaladas.
En todo caso, y siempre atendiendo a las necesidades de tu empresa, contar con un software de gestión de vacaciones y ausencias va a permitir que tu productividad jamás se vea dañada por estos periodos de merecido descanso, tan necesarios para tus empleados, y también para ti.
